Una organización es un grupo humano que se constituye deliberadamente en torno a tareas y actividades comunes y en función de la obtención de metas específicas. Cuando se quieren alcanzar los objetivos propuestos y se está con recursos limitados, resulta necesario construir un esquema o modelo que permita la interrelación e interacción de sus elementos. Es la estructura, la herramienta que le permite a una organización alcanzar sus objetivos.

La estructura administrativa es el sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una organización/empresa para que esta alcance sus objetivos de conservación, productivos y económicos.

Esta estructura le permite a la empresa lograr una determinada disposición de sus recursos, facilitando la realización de las actividades y la coordinación de su funcionamiento. Y es así como puede realizar el esfuerzo coordinado que la lleve a la realización de sus objetivos, definiendo relaciones y aspectos estables.

Una estructura organizacional puede definir la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, y mediante la organización y la coordinación buscar cómo alcanzar los objetivos fijados.

Para una empresa es fundamental tener una estructura organizacional ya que define la forma cómo se va a organizar, permite establecer autoridad, jerarquía y cadena de mando, organigramas y departamentalización, entre otras cosas; con la finalidad de que produzca sus productos de acuerdo al presupuesto establecido, y que al mismo tiempo le permita prestar servicios de una forma ordenada y adecuada.

En una empresa donde se hace uso de la estructura administrativa, las partes están integradas, lo que quiere decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de toda la organización.

La estructura organizacional puede ser de dos tipos, formal o informal:

  • Lo formal se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados, modelados con el uso de diversas técnicas como organigramas, manuales, procedimientos, documentación de sistemas, etc

  • Lo informal: se identifica con lo que no se ve, lo que no está escrito ni representado en los modelos formales. Aquí es donde entran las relaciones de poder, los intereses grupales, las alianzas interpersonales, las imágenes, el lenguaje, los símbolos, la historia, las ceremonias, los mitos y todos los atributos que se refieran a la cultura de la organización, datos importantes para entender la vida organizacional.

Tanto la estructura formal como la informal constituyen la organización y están estrechamente relacionados. La estructura formal deberá reflejar el comportamiento real del sistema, debe ser representativa de la estructura informal. “La estructura formal evoluciona en la organización como las carreteras en el bosque; esto es, siguiendo la trayectoria de senderos ya transitados” (Henry Mintzberg, 1989)

Elementos de la estructura administrativa

Es el esquema que representa las relaciones, las comunicaciones, procesos de decisión que articulan el conjunto de personas de una organización que trabajan para alcanzar determinados objetivos.

1. Jerarquía.

Hace referencia al número de niveles de dirección o de mando de una organización.

  • División por servicios públicos.

  • División por colectivos de ciudadanos.

  • División territorial.

  • División matricial.

  • División funcional.

2. Sistemas de coordinación y de control.

Para lograr la coordinación de trabajo, se deben introducir mecanismos de control de las actividades, lo que implica medir y comparar valores significativos de las actividades.

  • Adaptación mutua.

  • Supervisión directa: es el seguimiento directo del trabajo de los empleados.

  • Normalización: basada en la estructura rigurosa del programa de trabajo.

  • Normalización de procesos: se especifica el contenido del trabajo.

  • Normalización de resultados: se especifican los resultados que se desean, dejando libertad para utilizar los procedimientos convenientes.

  • Normalización de habilidades: especificar el tipo de preparación requerida para el trabajo pero sin hablar de procesos ni resultados.

  • Unidades de coordinación.

3. Puestos de trabajo.

Es la unidad mínima de la estructura administrativa. Es una unidad específica impersonal constituida por un conjunto de actividades que deben realizarse en ciertas condiciones y tener ciertas aptitudes y actitudes para cada puesto.

  • Amplitud: número de tareas que comprende un puesto.

  • Profundidad: grado de dominio y control que debe tener el encargado del puesto sobre las tareas y actividades.

  • Unidades: en las que se divide una organización pública y que se compone de atribuciones. Diferenciación entre las unidades que prestan servicios sectoriales frente a las unidades que prestan servicios comunes.

¿Cómo se crea una estructura administrativa?

1. Definición de los propósitos.

2. Consideración de los factores.

3. Diseño de la estructura administrativa.

4. Implantación de los sistemas de enlace y regulación.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Vásquez, C. (2012). Estructura organizacional, tipos de organización y organigramas. [Entrada de Blog]. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tipos-organizacion-organigramas/