También llamada PMO, es una unidad organizacional, física o virtual, diseñada para dirigir y controlar el desarrollo de proyectos dentro de una empresa de manera simultánea con el objetivo de minimizar riesgos y costos. Pone énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos del negocio.

Es un grupo de personas que tienen la misión de dar soporte y apoyo a los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementación y finalización del mismo. Puede participar en la selección, dirección y reubicación del personal compartido de tales proyectos. Se puede delegar a una PMO específica la autoridad para actuar como interesada integral y encargase de tomar decisiones claves durante la etapa de iniciación de cada proyecto. También puede estar autorizada para hacer recomendaciones o concluir proyectos a fin de ser congruente con sus objetivos de negocio.

Características de la Oficina de Gestión de Proyectos:

  • Ente organizacional creado para apoyar a los jefes en la consecución de los objetivos de los proyectos.
  • Facilita un desarrollo más rápido de los proyectos.
  • Permite la identificación y el desarrollo de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas.
  • Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos con documentación compartida.
  • Puede tener entre 1 a 6 personas, dependiendo del tamaño de la organización.
  • Oficina central para la operación y gestión de herramientas de proyectos como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.

Funciones de la oficina de gestión de proyectos:

  • Proporcionar herramientas de gestión, asesoría y capacitación.
  • Realizar la gestión de proyectos de la organización.
  • Vigilar y dar seguimiento a los proyectos, desde su aprobación hasta el cierre del mismo.
  • Preparar y poner a disposición métricas e indicadores de gestión para la alta gerencia.
  • Gestionar todos los proyectos de la organización de forma coordinada y organizada para maximizar los resultados.

 

La Oficina de Gestión de Proyectos es de suma importancia dentro de una organización y tiene ciertos beneficios y ventajas para la misma, como:

  • Monitorea el comportamiento de los proyectos, minimizando así riesgos de fracaso.
  • Procesos y métricas estándar para todos los proyectos.
  • Realiza una supervisión, un control y un seguimiento eficaz de los proyectos.
  • Minimiza los proyectos fallidos y promueve a los exitosos.
  • Mantiene a la gerencia informada acerca del estado de avance.
  • Mejora la integración de los proyectos con el negocio.
  • Desarrolla las competencias de gestión de proyectos en el personal.
  • Ayuda a definir y a alcanzar los objetivos generales del negocio.

Cuando una organización gestiona proyectos, la implementación de una PMO genera un alto beneficio en la compañía pero es una actividad que se debe llevar a cabo por personas con experiencia en el campo. Además gracias a la Oficina de Gestión de Proyectos, la probabilidad de éxito de los proyectos y la rentabilidad aumenta, genera nuevas oportunidades de negocio ya que incrementa la satisfacción de sus clientes, creando una imagen de organización más eficiente en su trabajo.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Coomeva. (2015). Definición de una PMO. [Entrada de Blog]. Recuperado de http://pmo.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/archives/5-Definicion-de-una-PMO.html

Universidad para la Cooperación Internacional (s.f). [Entrada de Blog]. Recuperado de http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD-01/UNIDADES%20DE%20APRENDIZAJE/UNIDAD_4/lectura4.pdf

Innova PMO. (2017) ¿Qué es una oficina de gestión de proyectos?. [Entrada de Blog]. Recuperado de https://www.innovapmo.com/que-es-una-oficina-de-gestion-de-proyectos/

OBS Business School. (s.f) Los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos. [Entrada de Blog]. Recuperado de https://www.obs-edu.com/int/blog-investigacion/project-management/los-beneficios-de-una-oficina-de-gestion-de-proyectos

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