¿Cómo lograr una gestión de proyectos exitosa?

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La gestión de proyectos en una empresa es una parte importante cuando se habla de productividad, ya que de ello depende que el equipo de trabajo esté bien alineado, de contar con unos objetivos claros y actividades que sean coherentes con lo quiere lograr.

Pero la tarea de los líderes, más allá de buscar una buena aplicación software para la gestión de proyectos, necesitan de una planificación y una buena metodología, lo que en conjunto definen un proceso de trabajo que permita optimizar el desarrollo de los proyectos empresariales.

Para ello, existen fases fundamentales con las que la empresa puede organizar la forma cómo se realizarán las tareas diarias, las asignaciones; allí también se consignarán las mejores prácticas, y estas serán estandarizadas en un documento que servirá como guía tanto para los colaboradores como para sus líderes.

Fases para la gestión de proyectos

Viabilidad del proyecto

Es muy importante que identifiques si realmente el proyecto propuesto le aporta beneficios a la empresa, para lo cual es necesario conocer cuál será el alcance del proyecto, los riesgos que conlleva su realización, los costos que tendrá y los tiempos que consumirán cada una de sus etapas.

Lo ideal es que antes de iniciar un proyecto tengas claro que no existen motivos por los cuales no realizar el proyecto y que cuentas con los recursos necesarios para llevarlo a cabo ya que le brinda valor agregado a la empresa.

Planificación

Este es una fase clave para la gestión de proyectos, ya que, como mencionamos anteriormente, la planificación marca el punto de partida del éxito o fracaso de un proyecto.

Por lo tanto, en este punto es importante que se definan con el mayor detalle posible las tareas y recursos que se podrán a disposición para desarrollar el proyecto; lo ideal es que no se escapen errores que le pueden costar caro a la empresa, como el mal cálculo de costes o la contratación de más personal de lo realmente necesario.

Para esta fase debes tener en cuenta aspectos como:

1. La estimación de los esfuerzos del personal

2. Costes y recursos.

3. Negociación del contrato.

4. Definición del plan para el proyecto.

Puesta en marcha del proyecto 

En esta tercera fase los participantes del proyecto empiezan a trabajar en cada una de las actividades que les han sido asignadas, teniendo presente que debe quedar claro el cómo para evitar contratiempos innecesarios.

Para este momento debes tener establecido el entorno de trabajo, es decir, los materiales y demás recursos requeridos para desarrollar el proyecto, de manera que tus colaboradores estén sincronizados para facilitar el trabajo colectivo y colaborativo.

Otras fases son:

Seguimiento y control del trabajo realizado

Al igual que la planificación, el seguimiento y control de las actividades es muy importante para asegurar el éxito del proyecto, debido a que de esa manera podrás detectar problemas y solucionarlos a tiempo.

Por consiguiente, con el propósito de que hacer un correcto seguimiento del proyecto necesitas:

1. Verificar en qué estado están las tareas planificadas.

2. Gestionar las incidencias o factores que pueden cambiar el rumbo del proceso.

3. Generar informes de seguimiento, incluyendo las fechas, las observaciones y recomendaciones, para posterior análisis.

Cierre del proyecto

Antes de hacer el cierre definitivo del proyecto, es fundamental que primero se haga una evaluación de que el trabajo realizado se ajustó al plan propuesto inicialmente; lo recomendable es hacer este análisis apoyándose en una lista de chequeo.

Finalmente, llega el momento de cerrar formalmente el proyecto, lo que requiere de la realización de un respaldo o backup de la información y resultados, para que esta luego sirva como referente para próximos proyectos, especialmente los que son relacionados.

Lo más importante de la gestión de proyectos es la organización y el aprendizaje continuo por parte de todos sus participantes, de manera que se logren sortear las dificultades de la mejor manera y obtener excelentes resultados.

Referencias:

Instituto Europeo de Posgrado (s.f.) Las fases de la gestión de un proyecto

https://www.iep.edu.es/las-fases-de-la-gestion-de-un-proyecto/

Escuela de organización industrial (2014) Las 5 fases en Gestión de Proyectos. Recuperado de https://www.eoi.es/blogs/embacon/2014/04/29/las-5-fases-en-gestion-de-proyectos/

Autor: Minuto de Dios

Autor: Minuto de Dios

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