Una Oficina de Gestión de Proyectos, también llamada PMO es una unidad organizacional diseñada para planear, dirigir y controlar el desarrollo de proyectos. Trabaja para estandarizar y economizar los recursos y sirve como fuente de documentación en la práctica de la gestión de proyectos. La creación de una PMO se realiza preferiblemente desde los inicios de la empresa, ya que con ella existe una probabilidad mayor de éxito en los proyectos y en la rentabilidad. En este artículo te contamos cómo crear una oficina de gestión de proyectos para tu organización.

Antes de crear una PMO se debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Determinar los problemas, barreras y factores de éxito que afectan la implementación de una PMO.
  • Determinar el alcance y las responsabilidades de la PMO dentro de diferentes niveles de la organización.
  • Planear e implementar la oficina orientada a los proyectos.
  • Fijar objetivos para cumplir en menos de 6 meses.
  • Obtener el apoyo de la alta gerencia y de la organización en general.
  • Preparar el plan de contratación y presupuesto de acuerdo a las necesidades.

La primera fase de la creación de una Oficina de Gestión de Proyectos, la planeación, tiene el objetivo principal de establecer y acordar un plan de acción detallado donde se encuentran las tareas y compromisos del personal asignado al proyecto, el cliente y el patrocinador. En esta fase se definen los puntos importantes para la implementación de una PMO: definir el alcance, los recursos disponibles, los factores ambientales y los objetivos tanto de la organización como de la oficina, además de elaborar el plan de formación, en este punto se debe planear la capacitación; cursos, certificaciones y demás, para las personas que conforman la PMO.

Pasos para crear una oficina de gestión de proyectos en tu organización (Esterkin, 2009):

1. Establecer la visión y la estrategia de la Oficina de Gestión de Proyectos.

Como primer paso se deben establecer las metas de la PMO, las estrategias y los objetivos que se tienen planeados cumplir. Muchos de estos puntos van de la mano de las decisiones estrategias de la organización.

2. Planificar una guía para la ejecución de la PMO.

Aparte de las funciones, las estrategias y la visión de la PMO, se debe incluir una bitácora del tiempo en la cual se estipulan los tiempos de las actividades, un plan de comunicación con los principales patrocinadores e involucrados en la gestión y una definición de roles de los participantes.

3. Definir prioridades.

Una PMO se caracteriza por que tiene un conjunto de pequeños proyectos dentro de una organización, es importante definir las prioridades para cada uno de estos, de modo que se puedan ir desarrollando paulatinamente. Al inicio, las responsabilidades de una PMO son administrativas (elaboración de cronogramas, minutas de reunión, bitácora de problemas), y posteriormente se avanza hacia el desarrollo de estratégicas (uso y transferencia de recursos humanos, administración de proyectos).

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4. Facilitar el trabajo colaborativo.

Es prioridad para la PMO buscar y descubrir continuamente experiencias en cada proyecto y transportarlas entre sí, es decir, que todos los proyectos se relacionen y que las personas que están en cada uno interactúen de igual manera.

5. Ayudar a los proyectos particulares.

Como Oficina de Gestión, la PMO debe estar pendiente de todos los proyectos para apoyarlos en las situaciones de emergencia que tengan, especialmente con transferencia de conocimientos o de recursos.

6. Mantener y hacer funcionar los recursos eficientemente.

Todas las actividades de la PMO deben ser controladas por documentos y estipulaciones registradas, ya que facilita el monitoreo para medir los procesos de la oficina y tomar diferentes acciones frente a los resultados generados.

En general, una Oficina de Gestión de Proyectos permite entregar a la organización procesos ligeros, fáciles de entender y fáciles de operar. De esta forma se pueden economizar y estandarizar todos los procesos de la gestión de proyectos y mantener una documentación óptima de cada uno de ellos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Esterkin, J. (2009). Seis pasos para construir una PMO en tu organización. (Entrada de blog) Recuperado de: https://iaap.wordpress.com/2009/12/20/seis-pasos-para-construir-una-pmo-en-tu-organizacion/

Chicaiza, J. (2007). Creación de una Oficina de Proyectos. Recuperado de: https://es.slideshare.net/jachicaiza/creacin-de-una-pmo

Deloitte. (s.f). Hacia la implementación de una PMO ágil. (Entrada de blog) Recuperado de: https://www2.deloitte.com/cl/es/pages/operations/articles/implementar-pmo-agil.html