Para que una empresa funcione correctamente es importante mantener todos sus procesos en constante análisis y evaluación, ya que el buen manejo y el adecuado desarrollo de estos ayudará a acercarse al éxito. El análisis de procesos es el encargado de realizar esta evaluación. Un proceso es una secuencia ordenada de las actividades que persiguen un determinado fin y se inicia desde el momento en que se activan las labores hasta que se alcance el objetivo.

El análisis de procesos es un método estructurado de observación donde se responden las siguientes preguntas:

  • ¿Qué queremos lograr?
  • ¿En dónde estamos?
  • ¿Hacia dónde queremos ir?
  • ¿Cómo llegamos ahí?

Existen 5 etapas para realizar el análisis de procesos, estas son:

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1. Definir el equipo de trabajo del proyecto.

El equipo son las personas de la empresa encargadas de dirigir y llevar a cabo todo el curso de análisis de los procesos. Personas con capacidad de garantizar la cooperación entre los expertos de las diferentes áreas temáticas de los procesos.

2. Alcance de un proceso.

Realizar una lista de los procesos empresariales y de ella tomar uno como base para su análisis. Se estudia el alcance del proceso porque permite conocer qué tareas resolverá y también cuáles no resolverá. El alcance de un proceso es la sumatoria de las actividades de cada uno de los objetivos.

3. El proceso “tal como está”.

 Se debe analizar el proceso tal y como se está llevando a cabo. En esta etapa se realizan diagramas y descripciones del proceso, gráficas de procedimientos, formularios y documentos de comercio, para llevar una estipulación de cómo se están llevando a cabo las labores.

4. Identificar oportunidades de mejora.

Gracias al primer análisis de los procesos actuales, se identifican problemas y así mismo sus respectivas soluciones posibles. En esta etapa se identifican las medidas de tiempo promedio para la ejecución de los procesos y se determina que oportunidades de mejora general pueden tener.

5. El proceso  “cómo se desea que esté”.

Después de realizar las etapas anteriores, se habrán logrado identificar diversas maneras de hacer más efectivos y eficaz los procesos. Para lograr esto, a veces se requieren implementar cambios en los procedimientos de la empresa, pero permite visionar cómo se desea estar y cómo se va a llegar a ello.

Cuando una empresa conoce detalladamente todos sus procesos laborales, logra identificar con mayor facilidad cuáles son esos problemas y falencias que lo llevan a tener menor productividad. Con su debida identificación y solución, se logra evitar estos problemas y aumentar notablemente su funcionamiento, su calidad y a fin de cuentas su productividad.

Para realizar un análisis de procesos es necesario además implementar las herramientas adecuadas, te invitamos a conocer las 4 principales herramientas de diagnóstico y evaluación. 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Navarro, Eduardo. (2003). Gestión y reingeniería de procesos. Recuperado de: http://sgpwe.izt.uam.mx/files/users/uami/jrmc/Control_y_Gestion_Estrategicos_II/articulos_relacionados/Gestion_y_reingenieria_de_procesos.pdf

Ospina, Rodrigo. (2006). La reingeniería de procesos: una herramienta gerencial para la innovación y mejora de la calidad en las organizaciones. Recuperado de: http://www.redalyc.org/pdf/4096/409634344006.pdf

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Pontificia Universidad Javeriana Cali. (s.f). Alcance del proceso. Recuperado de: https://www.javerianacali.edu.co/alcance-del-proceso

Modelado de la Información. (s.f). Definición de proceso, Rediseñar un proceso existente. Recuperado de: http://www.modeladodelainformacion.com/index.php/es/procesos/18-pr-diseno-de-procesos