Los procesos se consideran como un mecanismo de gestión que se utiliza para generar bienes y servicios dentro de una compañía. Se depende de la coherencia y la articulación de estos procesos para que se logre la eficiencia y la eficacia de la productividad de una organización. Para esto es importante que se manejen herramientas de diagnóstico y evaluación de procesos, las cuales permiten analizar los procesos empresariales, la calidad y el rendimiento de la organización.

Estas herramientas son aplicables a los procesos que realizan las organizaciones sin importar si son de manufactura, de servicios o administrativos. Lo que se debe hacer es adaptar las técnicas a las necesidades específicas de cada organización (Isotools, 2017). A continuación, mencionaremos las principales herramientas de diagnóstico de procesos.

Diagrama de Pareto

Es un método coordinado para identificar, calificar y tratar de eliminar de manera permanente los defectos. Es un tipo especial de histograma con el que se busca aislar los defectos principales de los problemas triviales con el fin de solucionar con eficiencia las dificultades más representativas del sistema estudiado.

Se concentra en las fuentes importantes de error. La regla es 80/20: 80% de los problemas se deben al 20% de las causas.

Para tabular los datos en el diagrama de Pareto, es necesario clasificarlos de acuerdo a las siguientes categorías:

  • Frecuencia absoluta: número de veces que se presenta un determinado dato o valor en los elementos.
  • Frecuencia relativa: se obtiene dividiendo la frecuencia absoluta de un determinado dato o valor, entre la suma total de todas las frecuencias absolutas.
  • Frecuencia absoluta acumulada de un dato: es igual a la frecuencia absoluta de ese dato más la suma de las frecuencias absolutas acumuladas de los datos anteriores.
  • Frecuencia relativa acumulada: es igual a la suma de las frecuencias relativas de todos los datos menores o iguales a dicho valor.

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Diagrama de causa y efecto

Este tipo de diagrama, también llamado diagrama de espina de pescado, es una herramienta de control de tipo gráfico que se utiliza con el fin de establecer mediante un análisis sistemático profundo, conciso y coherente, la relación entre el atributo estudiado y las variables del proceso (Muñoz, 2012). En este diagrama se ilustra la manera en la cual estos factores pueden estar vinculados a un problema o a un efecto potencial.

Los pasos para realizar un diagrama de causa y efecto son:

  1. Determinar el atributo que se pretende estudiar.
  2. Se traza una flecha horizontal con sentido de izquierda a derecha y a esta flecha se le da el nombre del problema a estudiarse.
  3. Dibujar varias flechas secundarias  las cuales van dirigidas hacia la flecha asignada al tributo a estudiarse y a cada una de estas flechas se le asigna el nombre de una de las variables del proceso identificadas, sin repetir asignación.
  4. Iniciar el análisis, lo que consiste en determinar para cada una de las variables del proceso identificadas, las causas que en efecto pueden generar variación en la calidad y ocasionar la variación en el atributo estudiado. Cada una de las causas potenciales determinadas deben escribirse junto a la flecha secundaria a la que corresponde.
  5. Se analiza el diagrama, se determina por medio de análisis en cuáles causas potenciales es necesario intervenir y se definen los planes de acción al respecto.

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Diagramas de dispersión

También conocido como cuadro de correlación. Es una gráfica del valor de una característica frente a otra. Permite descubrir la forma en que una variable se altera, conforme se presentan cambios o alteraciones en la otra.

La correlación puede ser positiva o negativa, dependiendo del signo del resultado. Una correlación positiva implica que conforme una variable disminuye o aumenta, la otra simultáneamente reacciona de forma similar; y una correlación negativa, implica que conforme una variable disminuye o aumenta, la otra simultáneamente reacciona de forma contraria.

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Diagrama SIPOC

El Diagrama SIPOC (Supplier-Inputs-Process-Outputs-Customers) es la representación gráfica de un proceso de gestión. Esta herramienta permite visualizar el proceso de manera sencilla, identificando a las partes implicadas en el mismo:

  • Proveedor (supplier): persona o compañía que aporta recursos al proceso.
  • Recursos (inputs): todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se considera recursos a la información, a los materiales e incluso a las personas.
  • Proceso (process): conjunto de actividades que transforman los recursos en productos.
  • Cliente (customer): la persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo es obtener la satisfacción de este cliente.

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De esta forma, con el uso de alguna o varias de estas herramientas de diagnóstico de procesos, se pronostica y se evalúa el rendimiento, los procesos, las labores y las actividades de producción que permiten que una compañía aumente su productividad. Al tener estas evaluaciones analizadas constantemente, se corrigen los errores que impiden que se avance y se hacen las correcciones necesarias para aumentar en un buen porcentaje la productividad y la competitividad.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Muñoz, Juan Felipe. Corporación Industrial Minuto de Dios. (2012). La ingeniería del Lean Manufacturing (p. 60-78).

Laverde, Juan Gonzalo. Isaza Pareja, Mario León. Moreno, Adriana. Ossa, Natalia. Avella, Jorge. Rodríguez, Gina Marcela. Corporación Industrial Minuto de Dios. (2012). Manual para emprendedores de negocio. Mejorando la competitividad de mi empresa (p. 28-32)

Isotools. (2017) Herramientas de diagnóstico para la gestión de los procesos.  (Entrada de blog). Recuperado de: https://www.isotools.org/2017/05/31/herramientas-diagnostico-gestion-procesos/

Manene, L. (2012). Reingeniería de procesos empresariales y su gestión. (Entrada de blog). Recuperado de: http://www.luismiguelmanene.com/2012/01/23/reingenieria-de-procesos-empresariales-y-su-gestion-2/