Mejora la productividad en tu empresa con herramientas de gestión del tiempo

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¿Alguna vez has dicho “no me puedo concentrar, parece que llegan correos y mensajes a mi skype cada minuto y no logro contestarlos todos oportunamente”? Si la respuesta es sí, pues te informamos que no estás usando buenas técnicas de gestión del tiempo.

La gestión del tiempo consiste en la administración de las horas del día, es decir, planear y organizar el tiempo que se invertirá en las diferentes actividades que llevarás a cabo durante el día, de manera que logres ser más eficiente.

Técnicas para gestionar el tiempo

Existen diferentes técnicas para gestionar el tiempo que te ayudarán a optimizar tu tiempo, teniendo en cuenta tu rutina de trabajo y las cantidad de tareas que debes cumplir en un plazo de 24 horas que tiene el día.

Algunas de ellas son la técnica pomodoro, la cual se creó en 1980 y su principal objetivo es organizar la realización de cada tarea en un periodo de 25 minutos, con un intérvalo de descanso entre cada tarea de 5 minutos. 

Para implementar esta técnica necesitas:

1. Crear un listado de las actividades que debes realizar.

2. Un cronómetro con el que tomarás el tiempo para llevar un control más preciso.

3. Mucho compromiso por cumplir con las tareas asignadas en 25 minutos de total concentración.

4. Luego de terminar los 25 minutos, se permite hacer tener un descanso de cinco minutos y retomar el trabajo inmediatamente.

5. Finalmente, cuando se hayan cumplido cuatro ciclos de 25 minutos, se podrá hacer un intérvalo de descanso más extenso.

Otra técnica de gestión del tiempo sencilla es el método GTD (siglas en inglés de Getting Things Done), con la que aumentarás la productividad tuya y de tus colaboradores y mejorarás su rendimiento.

Para aplicar este método debes:

  1. En la etapa de recopilación, debes realizar un listado de todas las tareas que deben llevarse a cabo.

  2. Posteriormente, en la segunda etapa llamada procesamiento, tienes que analizar la lista de solicitudes e identifica cuáles son las que se deben realizar y cuáles no.

  3. El tercer paso es el de la organización, y como su nombre lo indica la idea es que organices las tareas y definas un plazo para finalizarlas.

  4. En la etapa ejecución, donde pones manos a la obra, omites las distracciones y te concentras en finalizar las tareas.

  5. Por último, la revisión, la cual es trasversal a todo el proceso, desde el diseño de las estrategias de ejecución de tareas hasta la entrega de las mismas, para realizar los cambios que sean necesarios de forma oportuna.

Herramientas de apoyo para gestionar el tiempo

Por su parte, además existen herramientas muy útiles para la gestión del tiempo como Remember the milk (https://www.rememberthemilk.com/), habilitada para iOS y Android, en la que de forma gratuita podrás crear listas de tareas y sincronizarlas con tu correo electrónico y otras plataformas, para que tengas tus tareas a la mano cuando las necesites.

Otra herramienta de gestión del tiempo que funciona en diferentes sistemas operativos es Todoist (https://todoist.com/es/?lang=es), con la que tendrás tu lista de tareas desde cualquier lugar y además, podrás compartirlas con otras personas que estén relacionadas con tu proyecto para mantenerlos informados.

Beneficios de la gestión del tiempo en tu empresa

Los beneficios de una buena gestión del tiempo son:

  • Reducirás el estrés laboral.

  • Aumentarás la productividad y eficiencia en los procesos de la compañía.

  • Facilitarás el crecimiento profesional, así como la obtención de buenos resultados en el menor tiempo posible.

  • Mejorarás la calidad de vida de tus colaboradores y por consiguiente, la tuya.

  • Tendrás más tiempo disponible para establecer las estrategias del negocio y hacer seguimiento de las mismas.

Referencias:

Heflo (2019) Herramientas de gestión del tiempo: organice su tiempo y mejore su productividad. Recuperado de https://www.heflo.com/es/blog/tecnologia/herramientas-gestion-del-tiempo/

Sesame (s.f.) Gestión del tiempo en el trabajo: herramientas y técnicas. Recuperado de https://superrhheroes.sesametime.com/gestion-tiempo-trabajo/

Autor: Minuto de Dios

Autor: Minuto de Dios

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