Pautas para implementar un software RPA en tu empresa

Comparte este artículo

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

La automatización robotizada de procesos o RPA por sus siglas en inglés, es una tecnología que utiliza robots de software para automatizar tareas que son repetitivas, con el propósito de mejorar el trabajo de los colaboradores.

Estas tareas que normalmente se realizaban manualmente, ahora con el uso de este tipo de tecnología se agilizan, para emplear el tiempo en la definición de estrategias para la empresa.

Algunas de ellas están relacionadas con:

1. Los sitios web

2. Las aplicaciones que manejan en el negocio

3. Bases de datos e inventarios

Las cuales son rutinarias y no requieren de una intervención constante de los colaboradores.

Variables para aplicar el software

Para decidir si puedes aplicar esta herramienta de automatización en tu empresa, es necesario que tengas en cuenta diferentes variables, que mencionaremos a continuación:

  • Volumen de tareas
  •  
  • Esta labor la puede desempeñar la automatización, cuando no se requiera de la intervención humana, es decir, que no se deba hacer un análisis cualitativo en el proceso.
  •  

Para ello, las reglas de las tareas no deben ambiguas y deben ocurrir de la misma manera, con el objetivo que se ejecuten correctamente.

  • Procesos con alto valor
  •  
  • Procesos financieros y de contabilidad, así como otros relacionados con la gestión de información dentro de un sitio ecommerce son de alto valor.
  •  
  • Lo anterior se da ya que se lleva con control detallado de las finanzas de la empresa con mayor precisión, además se genera una mejor experiencia para los clientes, respectivamente.
  •  
  • Posibles errores
  •  
  • La RPA tiene la cualidad de minimizar los errores que se producen en diferentes procesos de las empresas, debido a que el trabajo cuando se hace manualmente tiende a tener mayores probabilidades de que existan reprocesos.
  •  
  • Servicio al cliente
  •  
  • Si consideras que en tu empresa hay un alto nivel de clientes y que se comunican por los diferentes canales con tu empresa muy frecuentemente, es necesario que implementes un software RPA en tu empresa.
  •  

Esta tecnología te permitirá dar respuesta a las solicitudes de tus clientes o al menos proporcionar un saludo inicial, para que esperen un poco las indicaciones de la persona encargada. 

Entre los procesos que se pueden automatizar por medio de la RPA son:

Finanzas y contabilidad

Estos procesos conllevan a una gran cantidad de documentos que a la larga pueden generar desorden si no se tiene una forma de archivarlos y supervisarlos de forma organizada y sistematizada.

La RPA te permitirá diseñar un sistema automatizado donde puedas conocer, por ejemplo:

El manejo de las facturas como las cuentas que se deben cancelar, programando los pagos de manera oportuna.

Actualización de datos

Esta tecnología de automatización te ayudará a mantener la información, tanto de tus colaboradores como de tus clientes y distribudores, actualizada en todos los sistemas en tiempo real, de manera que puedas obtener notificaciones de los cambios que allí se producen.

Informes

Este es uno de los puntos que más tiempo consume en el mes.

Para medir la gestión que se realiza en cada uno de los procesos internos de una empresa, es necesario tener claros los resultados de las estrategias implementadas.

Además, para contrarrestar esta situación, la automatización recopila la información en menos tiempo que si lo hiciera una persona de forma manual, optimizando la búsqueda de datos importantes.

Otros procesos son:

Nómina

Este proceso depende de normativas y otros requisitos que deben ser conectados para que la información de los empleados, como el tiempo que llevan laborando en la empresa, vacaciones y demás, sea la correcta.

Lo anterior es posible con la automatización, en la cual encontrarás todo la información que necesites para el pago de la nómina de tus colaboradores, sin inconvenientes o inconsistencias en cuanto a lo acordado con ellos y con la ley.

Ajuste de precios

La RPA permite que se actualicen los precios en los portales ecommerce de tu empresa de manera automática, cuando algún precio de la competencia ha cambiado.

Esta tecnología te envía una alerta y modifica el precio de acuerdo a las indicaciones que se agreguen al sistema en tiempo real, para que tus colaboradores no tengan que disponer de horas de búsqueda, con el fin de estar a la par de la compentencia.

Inventario y pedidos

El inventario es uno de los aspectos más importantes de una empresa, especialmente las que se dedican a la comercialización de productos, por lo que es importante que este se actualice para que la compra de suministros sea realizada a tiempo.

Además, porque este proceso requiere de varias tareas que consumen gran cantidad de tiempo como:

1. La comprobación de direcciones

2. Impresión de la factura 

3. La actualización de datos 

La cuales pueden ser automatizadas con la tecnología RPA.

Utilizar la RPA para automatizar diferentes procesos en tu empresa traerá múltiples beneficios, especialmente económicos, ya que los colaboradores estarán más concentrados en labores con mayor transfondo que las operativas.

Esto, en consecuencia, mejorará el nivel de productividad de la empresa y con ello, los ingresos aumentarán y los colaboradores se sentirán mejor gracias a que tendrán asignadas tareas más significativas. 

Referencias:

Cibernos (2017) ¿Cuáles son las aplicaciones de la RPA? Recuperado de https://www.cibernos.com/blog/aplicaciones-rpa

Kofax (2018) 10 ejemplos de uso de RPA para TI, recursos humanos, finanzas, contabilidad y otros departamentos. Recuperado de https://www.kofax.es/Blog/10-ejemplos-de-uso-de-rpa

Autor: Minuto de Dios

Autor: Minuto de Dios

Deja un comentario

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Publicar comentario